Online sollicitatiegesprekken succesvol uitvoeren

Diverse projecten en orders in de maritieme, offshore en energiesector komen in deze hectische tijden ‘gewoon’ binnen.  Werk waar het juiste personeel voor nodig is. Engineers, Werktuigkundigen en Crewing Managers worden bijvoorbeeld door de bedrijven uit de sector nog steeds volop gezocht. Sollicitanten uitnodigen op kantoor voor een gesprek kan nu niet. Als je als bedrijf niet fysiek kan kennismaken, hoe voer je een online sollicitatiegesprek dan succesvol uit?

Voorbereiding is het halve werk. Dat begint met het selecteren van het online meeting programma. Skype is vooral bekend bij de oudere generatie en heeft cross-platform ondersteuning en de mogelijkheid om bestanden te delen en gesprekken op te nemen. Nieuwkomer Zoom is populair door het hoge gebruiksgemak, maar heeft ook nadelen. Videobellen in groepen is beperkt tot 40 minuten en het programma heeft beveiligingsissues. Google Meet (voorheen Hangout) is toegankelijk en simpel en heeft ook cross-platform ondersteuning.

Natuurlijk bieden ook andere diensten zoals Whatsapp of Facetime de mogelijkheid om te videobellen. Daarnaast zijn er ook bedrijfsbrede oplossingen zoals Microsoft Teams of het equivalent van Google (G Suite). Welke van de programma’s je ook kiest: zorg ervoor dat je de techniek van tevoren goed test. Het werkt in je voordeel als je bekend bent met enkele programma’s en de sollicitant laat kiezen. Het gebruik van een vertrouwd platform voorkomt onnodige stress bij een sollicitant.  

Goed, het programma is gekozen. Wat zijn de volgende stappen?

• Plaats de vacature online. Geef in de vacaturetekst aan dat gesprekken virtueel zullen verlopen en wees helder hoe dit zal gebeuren.
• Verstuur de gekozen kandidaat duidelijke instructies en informatie (bijvoorbeeld over de duur van het gesprek, belang van goede belichting en rustige plek). Welk programma moet de sollicitant eventueel downloaden? Kan hij of zij in de wachtrij wachten tot het gesprek begint?
• Bereid het gesprek goed voor, vooral als er een medegesprekspartner deelneemt. Wie neemt de lead? Wie leidt het gesprek in goede banen? Zorg ervoor dat je elkaar niet onderbreekt.
• Maak bij de introductie tijd vrij om de uitzonderlijke huidige situatie te bespreken, en wat voor invloed dit heeft op het sollicitatie proces en het bedrijf.
• Communiceer dat het gesprek opgedeeld wordt in blokken die verschillende thema’s behandelen. De kandidaat krijgt na elk blok  de ruimte om te reageren zonder ‘hard’ te hoeven inbreken.
• De natuurlijke flow in een gesprek dat je face-to-face hebt is online vaak niet aanwezig, bijvoorbeeld door een vertraging in de verbinding. Las daarom voldoende pauzes in en stel tussendoor afstemmingsvragen aan de kandidaat.
• Besteed extra aandacht aan de bedrijfscultuur. Laat bijvoorbeeld beelden zien van het kantoor of de werkplek. Presenteer een overzicht van foto’s van collega’s. Zo krijgt de kandidaat een beter beeld bij het bedrijf.
• Videogesprekken zijn vaak korter dan live gesprekken, omdat je vaak wat directer ter zake komt. Zorg ervoor dat de kandidaat aan het einde van het gesprek alle vragen heeft gesteld en duidelijk te horen krijgt hoe het vervolg eruit ziet.

Overweeg ook eens om een online presentatie te houden of vragen te beantwoorden voordat de sollicitatierondes daadwerkelijk beginnen. Wellicht zorgt dit laagdrempelig contact ervoor dat de juiste kandidaat al gevonden is voordat de sollicitatiebrieven verstuurd worden.

Nog steeds die ene vacature niet ingevuld? Plaats en beheer nu zelf uw vacatures op Navingo Career. Geef in uw vacaturetekst aan dat gesprekken virtueel zullen verlopen, of dat er van tevoren een online vragenuurtje/meet & greet sessie zal plaatsvinden.